Должностная инструкция секретаря

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

1.2. Назначение на должность секретаря и освобождение от неё производится приказом генерального директора организации по представлению непосредственного руководителя (руководителя структурного подразделения, HR‑менеджера и т. д.).

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно [указать должность непосредственного руководителя, например: руководителю административного отдела / генеральному директору / иному лицу].

1.4. На время отсутствия секретаря его обязанности выполняет другой сотрудник, назначенный приказом руководителя организации. Назначенное лицо приобретает соответствующие права и несёт ответственность за надлежащее исполнение возложенных обязанностей.

1.5. На должность секретаря назначается лицо, имеющее:

• среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 1 года;
• навыки работы с офисной оргтехникой;
• владение компьютером на уровне уверенного пользователя (офисные программы, электронная почта, интернет);
• грамотная устная и письменная речь.

1.6. Секретарь должен знать:

• правила делопроизводства и документооборота;
• правила орфографии и пунктуации русского языка;
• стандарты оформления деловой документации;
• основы этики делового общения;
• правила приёма посетителей и ведения телефонных переговоров;
• порядок учёта, регистрации и передачи входящей и исходящей корреспонденции;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
• локальные нормативные акты организации, регламентирующие работу секретаря.

1.7. В своей деятельности секретарь руководствуется:

• законодательными актами РФ;
• уставом организации и локальными нормативными актами;
• приказами и распоряжениями руководства;
• настоящей должностной инструкцией.

2. Функциональные обязанности

Секретарь выполняет следующие обязанности:

2.1. Организует работу офиса и обеспечивает бесперебойное функционирование рабочего процесса:

• принимает и распределяет входящую корреспонденцию;
• регистрирует входящую и исходящую документацию;
• передаёт документы на исполнение в соответствии с резолюциями руководства;
• контролирует сроки исполнения документов и поручений;
• формирует дела и сдаёт их в архив.

2.2. Ведёт приём посетителей и телефонных звонков:

• отвечает на телефонные звонки, направляет их соответствующим сотрудникам;
• записывает сообщения и передаёт их адресатам;
• организует приём посетителей, согласовывает время встреч с руководством;
• информирует руководство о визитах и звонках.

2.3. Обеспечивает организационно‑техническое сопровождение деятельности руководства:

• готовит материалы и документы к совещаниям и встречам;
• оформляет протоколы совещаний;
• бронирует переговорные комнаты и организует техническое обеспечение встреч;
• напоминает руководству о запланированных мероприятиях и сроках исполнения поручений.

2.4. Выполняет машинописные и копировальные работы:

• набирает тексты документов, писем, отчётов;
• копирует, сканирует и тиражирует документы;
• подбирает и систематизирует справочные материалы.

2.5. Обеспечивает материально‑техническое обслуживание офиса:

• заказывает канцелярские и хозяйственные принадлежности;
• следит за исправностью офисной техники и своевременно сообщает о необходимости её ремонта;
• поддерживает порядок на рабочем месте и в зоне приёма посетителей.

2.6. Ведёт деловую переписку:

• составляет по поручению руководства письма, запросы и другие документы;
• отправляет корреспонденцию через почтовые и электронные каналы связи;
• отслеживает доставку и получение важных писем и документов.

2.7. Выполняет отдельные служебные поручения руководства.

3. Права

Секретарь имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его должностных обязанностей.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией.

3.3. Запрашивать лично или по поручению руководства от подразделений организации информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.4. Требовать от руководства создания условий, необходимых для надлежащего исполнения должностных обязанностей (оборудование, материалы, доступ к информационным ресурсам и т. д.).

3.5. Взаимодействовать с сотрудниками всех структурных подразделений по вопросам, входящим в его компетенцию.

4. Ответственность

Секретарь несёт ответственность за:

4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определённых действующим трудовым законодательством РФ.

4.2. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты и санитарно‑гигиенических норм.

4.3. Разглашение конфиденциальной информации, ставшей известной в связи с исполнением должностных обязанностей.

4.4. Несвоевременное и некачественное оформление и передача документов, приводящее к задержкам в работе организации.

4.5. Причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим законодательством РФ.

4.6. Нарушение этики делового общения при взаимодействии с посетителями, клиентами и сотрудниками.

5. Условия работы

5.1. Режим работы секретаря определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5.2. Работодатель обеспечивает секретаря необходимым оборудованием, оргтехникой и канцелярскими принадлежностями для выполнения должностных обязанностей.

5.3. В случае необходимости секретарь может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверх установленного рабочего времени в порядке, предусмотренном трудовым законодательством.

6. Оценка эффективности работы

Эффективность работы секретаря оценивается по следующим критериям:

• своевременность и точность выполнения поручений руководства;
• качество оформления и обработки документации;
• соблюдение сроков регистрации и передачи корреспонденции;
• уровень организации приёма посетителей и телефонных переговоров;
• поддержание порядка в офисе и обеспечение его материально‑технического снабжения;
• отсутствие жалоб со стороны сотрудников и посетителей.

Согласовано:

[Должность] _________________ /[Ф. И. О.]/ «_» ________ 20 г.

[Должность] _________________ /[Ф. И. О.]/ «_» ________ 20 г.

Утверждаю:

Генеральный директор _________________ /[Ф. И. О.]/

«_» ________ 20 г.

М. П.